Fungsi Dan Fitur Aplikasi Orangehrm

Orange HRM merupakan sebuah alat untuk mengelola sumberdaya insan yang berlisensi open source. OrangeHRM Inc merupakan sebuah perusahaan software yang bertempat di Secaucus, New Jersey. Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan kebutuhan utama bagi bisnis apapun tidak peduli bisnis itu besar ataupun kecil.

Setting dan konfigurasi dasar yang harus dilakukan di sistem OrangeHRM sesudah instalasi selesai dilakukan. Kita sanggup dan perlu melaksanakan setting-setting berikut biar Orange HRM sanggup berjalan sesuai dengan proses dan kebijakan perusahaan terkait dengan data dan aktifitas karyawan. Setting yang perlu dilakukan yaitu : Company Info, Job, Qualifications, Skills, Memberships, Nationality & Race, Users, Email Notifications, Project Info, Data Import/Export. Menu konfigurasi ini relatif lebih lengkap dari pada sistem HR berbasis open source lainnya (silakan lihat goresan pena sebelumnya mengenai Solusi Open Source untuk UMKM : Perbandingan Software HR berbasis Open Source).

Data langsung mulai dari riwayat kerja, manfaat, waktu, kehadiran, cuti, perekrutan kerja, penempatan kerja,  pemberian kompensasi dan sebagainya. Proses mengelola SDM ini tentu saja tidak efektif dan efisien kalau hanya memakai lembaran-lembaran kertas sederhana, maka dari itulah diharapkan sebuah perangkat lunak yang sanggup membantu perusahaan dalam melaksanakan pengelolaan SDM.

            Salah satu software yang sanggup dipakai perusahaan dalam membantu mengelola SDM yaitu OrangeHRM. Orange HRM meruapakan salah satu HRIS atau Sistem Informasi SDM yang sanggup dipakai oleh perusahaan untuk mengelola SDM. Selain OrangeHRM berlisensi open source dan gampang didapatkan, OrangeHRM juga mencakupi banyak fungsi dari Manajemen Sumber Daya Manusia yang sanggup membantu perusahaan dalam pengelolaan SDM.

ita akan mulai melaksanakan setting dengan login memakai username dan password admin (user dan password untuk admin diset ketika melaksanakan instalasi pertama kali), kemudian klik “Login”.

 

OrangeHRM

Dalam rangka mendapat suatu media pembelajaran komputer yang hemat biaya maka dipakai media pembelajaran komputer dengan berbasiskan teknologi open source dengan dukungan hardware yang minimum. Banyak bermunculan software sistem informasi sumber daya insan yang bersifat open source. Salah satunya yaitu orangeHRM. OrangeHRM merupakan sistem informasi pengelolaan sumber daya insan berbasis Web. Script yang dibentuk dengan memakai PHP sehingga menghasilkan halaman Web yang dinamis. Sedangkan jenis database yang digunakannya yaitu MySQL. Selain itu dibutuhkan Apache HTTP Server biar software sanggup dijalankan di web.

PHP, MySQL dan Apache juga merupakan software open source. Ketiga software open source ini sanggup dijalankan pada satu komputer secara bersamaan sehingga meminimkan kebutuhan hardware komputer. OrangeHRM merupakan salah satu HRIS atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Dan HRIS tersebut merupakan sub system dari Sistem Informasi Management (Management Information System).

Fungsi MSDM sejatinya ada 5 yaitu, perencanaan, rekrutmen dan seleksi, orientasi, pengembangan dan perawatan sesuai dengan kerangka kerja HRIS. Dan gambar dibawah ini merupakan kerangka kerja HRIS. Dalam OrangeHRM sendiri, telah terdapat aplikasi-aplikasi dari Fungsi MSDM sesuai dengan framework HRIS. Aplikasi-aplikasi dari fungsi MSDM yang ada di OrangeHRM diimplementasikan ke dalam fitur-fitur yang ada di OrangeHRM.

1. Fungsi Perencanaan (HR Planning)

2. Fungsi Rekrutmen dan Seleksi (HR Recrutiment & Selection)

3. Fungsi Orientasi (HR Orientation)

4. Fungsi Pengembangan (HR Development)

5. Fungsi Perawatan/Evaluasi (HR Maintenance)

v  Fungsi Perencanaan (HR Planning)

Dalam OrangeHRM, fungsi perencanaan yang sanggup kita lakukan antara lain kita sanggup menciptakan perencanaan dalam pengelolaan sumber daya insan ibarat menciptakan rincian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), kategori pekerjaan, shift kerja, status karyawan, kompensasi dan sebagainya.

  

Gambar 2. Aplikasi fungsi perencanaan

v  Fungsi Rekrutmen dan Seleksi (HR Recrutiment & Selection)

Untuk fungsi rekrutmen dan seleksi dalam OrangeHRM, diaplikasikan dalam fitur Recruitment sanggup menambahkan kandidat karyawan yang telah memasukkan lamaran ke dalam perusahaan kita. Kita juga sanggup melihat kandidat karyawan yang siap kita rekrut yang sanggup kita sesuaikan dengan pekerjaan yang tersedia dalam perusahaan kita yang sebelumnya telah kita buat dalam fungsi perencanaan. Agar lebih terang berikut pola tampilan dari aplikasi dalam OrangeHRM untuk fungsi rekrutmen dan seleksi.

Gambar 3. Aplikasi fungsi rekrutmen dan seleksi

v  Fungsi Orientasi (HR Orientation)

Orientasi karyawan baru secara efektif mengintegrasikankaryawan baru ke dalam organisasi Anda dan membantu dengan retensi, motivasi, kepuasan kerja, dan cepat memungkinkan setiap individu untuk menjadi anggota kontribusi dari tim kerja.

v  Fungsi Pengembangan (HR Development)

 

Untuk fungsi pengembangan dalam OrangeHRM tidak semua fungsi pengembangan diaplikasikan dalam OrangeHRM tetapi hanya beberapa saja. Contoh dari fungsi pengembangan yaitu ibarat promosi, demosi, mutasi dan sebagainya. Sedangkan dalam OrangeHRM, fungsi pengembangan ibarat promosi, demosi dan promosi belum diaplikasikan.

Gambar 4. Aplikasi fungsi pemberhentian

v  Fungsi Perawatan/Evaluasi (HR Maintenance)

Untuk fungsi perawatan atau penilaian dalam OrangeHRM diaplikasikan di dalam fitur Performance tab KPI (Key Performance Indicator) dan Review. review penilaian kita terhadap kinerja karyawan dalam perusahaan. Selain sanggup menciptakan review penilaian kita terhadap kinerja karyawan, kita juga sanggup melihat hasil review lain terhadap karyawan dalam perusahaan yang dibentuk oleh orang lain yang berwewenang. Adanya hasil review dan KPI ini sanggup dipakai untuk melaksanakan penilaian terhadap karyawan yang nantinya hasil penilaian tersebut sanggup dipakai dalam perencanaan ulang pengelolaan SDM. Berikut merupakan tampilan dari fitur performance.

Gambar 4. Aplikasi fungsi pemberhentian

Gambar 5. Aplikasi Admin

Administrator sanggup menambahkan banyak sekali macam informasi yaitu :

Company Info : General, Locations , Company Structure dan Company Property Job : Job Titles, Job Specifications, Pay Grades, Employement Status, EEO Job Categories Qualification : Educations, Licenses Skills : Skills,  Languages Memberships : Memberships Type, MembershipNationality & Race : Nationality, Ethnic Race Users : HR Admin Users, ESS Users, Admin User Groups Email Notifications : Configuration, SubscribeProject Info : Costumers, Projects, Projects Activities Data Import/Export : 

Tetapi dalam OrangeHRM ada sebuah fitur yang sanggup menciptakan kita menciptakan daftar rincian pemberhentian karyawan berikut dengan alasan kenapa karyawan tersebut diberhentikan. Fungsi pemberhentian karyawan ini diaplikasikan dalam fitur PIM tab Configuration.

OrangeHRM tersusun atas modul-modul sebagai berikut:

v  Modul Admin. Modul ini merupakan salah satu cuilan dari sistem dimana manajer sumber daya insan atau personil yang ditunjuk menjalankan semua kiprah manajemen sistem. Modul ini meliputi pendefinisian stuktur perusahaan, golongan gaji, proyek yang dijalankan dan informasi lain sebagai tulang punggung dari seluruh sistem. Keamanan sistem sanggup diatur melalui modul ini dalam bentuk penetapan otorisasi pengguna.

Modul Admin, hanya bias diakses oleh HR Admin User (Administrator,) kecuali disetting sebuah user gres yang diberi kewenangan tertentu, kemudian ditetapkan ke karyawan yang ditunjuk.

Sebagai penjelasan, perlu pembelajar ketahui bahwa OrangeHRM mempunyai dua jenis user:

1. HR Admin User berperan sebagai penguasa sistem OrangeHRM secara menyeluruh
2. ESS User (Employee Self Service) yaitu user yang sanggup masuk ke sistem. OrangeHRM memperlihatkan fungsionalitas ini untuk memberi keleluasaan bagi user untuk berinteraksi dengan sistem dalam memasukkan informasi, mengakses modul cuti, modul time….. Dalam OrangeHRM terdapat dua golongan ESS User yaitu:
• ESS – Supervisor yang login ke sistem dalam kapasitasnya sebagai supervisor yang mempunyai bawahan atau anak buah. Dengan login sebagai ESS – Supervisor, seorang supervisor sanggup mengakses informasi anak buahnya (misalnya untuk mengetahui tingkat absensinya, sisa cuti atau pun histori pengajuan cuti anak buahnya, kasatmata maupun histori dari performance review anak buahnya)
• ESS – Subordinate yang login ke sistem dalam kapasitasnya sebagai bawahan akhri (tidak punya anak buah). Karyawan yang bersangkutan hanya sanggup melihat informasi terkait dirinya sendiri dalam hal informasi diri, absensi, cuti dan performance reviewnya.

v  Modul PIM (personal information module). Modul ini mengelola semua informasi terkait karyawan yang relevan termasuk didalamnya banyak sekali jenis informasi pribadi, rincian kualifikasi dan pengalaman kerja, informasi yang terkait dengan pekerjaan dan lain sebagainya. Informasi yang ditampung dalam modul ini dimanfaatkan oleh modul-modul lainnya.

Fitur-fitur yang tersedia dalam modul PIM antara lain:

• Personal Details
• Profile Picture
• Contact Details
• Emergency Contact(s)
• Dependents
• Immigration Details
• Job Information
• Salary Information
• Employee Reporting Structure (Assign Supervisors and subordinates)
• Qualifications
• Memberships
• Training Courses
• Leave Summary
• Leave List (Applied, Approved, Rejected or Cancelled leave)
• Attach Files

v  Modul Leave. Sebuah modul pengelolaan cuti yang komprehensif dengan kemungkinan yang luas untuk mendefinisikan banyak sekali jenis cuti, libur perusahaan dan lain-lain. Modul ini menyediakan semua proses pengajuan cuti dan proses persetujuannya. Selain itu, modul ini sanggup menampilkan informasi perihal hak cuti, sisa cuti, riwayat cuti dan lain sebagainya. Konsep berbasis web dan pelayanan mandiri (self-service) ini menyederhanakan banyak sekali mekanisme cuti yang saling berhubungan, mengurangi pekerjaan administratif, menghemat kertas dan biaya.

 

Modul Leave versi OrangeHRM Live (atau versi advanced) merupakan modul yang powerful dari OrangeHRM. Modul ini terdiri dari sub-menu:

 

1. Configure
2. Leave Summary
3. Leave List
4. Assign Leave
5. Leave Calender

v  Modul Time. Modul ini mengotomatisasi proses yang terkait dengan penelusuran waktu kerja. Modul ini membantu mencapai efisiensi dalam mengelola data tenaga kerja dan meningkatkan pengelolaan angkatan kerja. Modul ini memperlihatkan kemudahan bagi karyawan untuk mendefinisikan dan mengisi jadwal kerja mereka sendiri yang sanggup diterima/ditolak dan dimodifikasi oleh atasan mereka. Modul ini mempunyai fungsionalitas untuk menelusuri kehadiran karyawan, dimana karyawan sanggup memasukkan waktu hadir kerja (punch in)dan waktu pulang kerja (punch out). Melalui modul waktu kerja ini karyawan sanggup jam kegiatan (time events) yang terkait dengan proyek tertentu dimana mereka bekerja dan direktur proyek sanggup mengelola proyek dengan gampang melalui fungsionalitas yang ditawarkan melalui item laporan proyek.

Dalam Modul Time ada 2 (dua) fungsi pencatatan waktu kerja dengan kegunaan yang berbeda. Fungsi-fungsi tersebut adalah:

1. Attendance. Fungsi ini yaitu fungsi pencatatan ketidakhadiran masuk/pulang karyawan (punch in/punch out). Karyawan melaksanakan punch in/punch out, ketika login ke sistem dengan ESS User Login yang ia miliki.
2. Timesheet. Fungsi ini memfasilitas karyawan untuk memasukkan penggunaan jam kerjanya (timesheet) dalam suatu projek dimana ia ditugaskan.

v  Modul Recruitment. Modul ini dipakai untuk pengelolaan rekruitmen. Pemasang iklan sanggup melaksanakan posting iklan dengan mudah, melacak progres pemrosesan pelamar hingga proses wawancara hingga proses penerimaannya.

v  Modul Performance. Modul ini dipakai untuk mengelola kinerja karyawan. Kinerja karyawan pada modul ini diukur dengan key performance indicator (KPI). Administrator perlu memasukkan kriteria dari KPI setiap posisi jabatan sebelum proses penilaian sanggup dilakukan.

Gambar 6.  Tampilan OrangeHRM 

Proses pembelajaran sanggup memakai 2 jenis konfigurasi jaringan komputer yaitu konfigurasi stand-alone dan konfigurasi client-server. Pada konfigurasi stand-alone aplikasi OrangeHRM perlu di install pada seluruh komputer yang akan dipakai untuk pembelajaran. Sedangkan pada konfigurasi client-server hanya 1 buah komputer saja yang diaktifkan software OrangeHRM sebagai server dan komputer lainnya sebagai client dengan hanya menjalankan aplikasi web browser untuk mengakses komputer server. Pada konfigurasi stand-alone masing-masing mahasiswa sanggup berlatih untuk menjadi seorang direktur OrangeHRM yang mengelola seluruh data karyawan dan melaksanakan proses manajemen yang berkaitan dengan kiprah departemen sumber daya insan ibarat menciptakan laporan. 
 

Gambar 7.  Client-Server OrangeHRM

Pada konfigurasi stand-alone masing-masing mahasiswa sanggup berlatih untuk menjadi seorang direktur OrangeHRM yang mengelola seluruh data karyawan dan melaksanakan proses manajemen yang berkaitan dengan kiprah departemen sumber daya insan ibarat menciptakan laporan.

Proses pembelajaran manajemen sumber daya insan dengan memakai OrangeHRM sanggup dilakukan dengan metode simulasi, praktikum dan studi kasus. Lebih lanjut pembelajaran dengan metode ini sanggup diintegrasikan dengan banyak sekali kiprah mata kuliah yang lain ibarat teori organisasi, analisa jabatan, manajemen kinerja, manajemen kompensasi dan sebagainya.

Kesimpulan Orange HRM

            Dari klarifikasi pernyataan-pernyataan di atas, sanggup kita ketahui bahwa OrangeHRM merupakan HRIS yang berlisensi open source yang sanggup dipakai perusahaan dalam pengelolaan SDM. Dari pembahasan diatas sanggup disimpulkan :

1.  Penggunaan sotfware orangeHRM dalam pembelajaran manajemen sumberdaya insan akan lebih meningkatkan pemahaman mahasiswa perihal acara yang terjadi dalam manajemen sumber daya insan serta bagaimana keterkaitannya antara satu acara dengan acara lainnya.

2.  Proses pembelajaran manajemen sumber daya insan dengan memakai OrangeHRM sanggup dilakukan dengan metode simulasi, praktikum dan studi kasus.

3.  Adanya aksesori pengalaman simpel melalui studi masalah yang diberikan menciptakan mahasiswa lebih mengetahui kondisi bahwasanya yang terjadi pada pengelolaan sumber daya insan di dalam organisasi atau perusahaan.