Fungsi Administrasi Pendidikan

Fungsi Manajemen Pendidikan. Kathryn . M. Bartol dan David C. Martin yang dikutip oleh A.M. Kadarman SJ dan Jusuf Udaya (1995)  menyatakan bahwa Manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan – tujuan organisasi dengan melaksanakan aktivitas dari empat Fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling). Dengan demikian, Manajemen adalah sebuah aktivitas yang berkesinambungan”. Sedangkan dari Stoner dalam T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa: “Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya biar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan”.

Sedangkan  Djam’an Satori (1980yang melihat Manajemen dalam konteks pendidikan menyatakan bahwa Manajemen pendidikan dengan memakai istilah manajemen pendidikan yang diartikan sebagai “keseluruhan proses kerjasama dengan memanfaatkan semua sumber personil dan materil yang tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien”. Sedangkan, Hadari Nawawi (1992) mengemukakan bahwa “administrasi pendidikan sebagai rangkaian aktivitas atau keseluruhan proses pengendalian perjuangan kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara sistematis yang diselenggarakan di lingkungan tertentu terutama berupa forum pendidikan formal”.

Lalu apa Fungsi menajemen? Berkenaan dengan ini, H. Siagian (1977) mengungkapkan pandangann  perihal banyak sekali macam Fungsi-Fungsi Manajemen dari beberapa ahli, sebagai berikut:

Menurut G.R. Terry terdapat 4 (empat) Fungsi Manajemen, yaitu :

(1) planning (perencanaan);

(2) organizing (pengorganisasian);

(3) actuating (pelaksanaan); dan

(4) controlling (pengawasan).

Sedangkan berdasarkan Henry Fayol terdapat 5 (lima)  Fungsi Manajemen, meliputi :

(1) planning (perencanaan);

(2) organizing (pengorganisasian);

(3) commanding (pengaturan);

(4) coordinating (pengkoordinasian); dan

(5) controlling (pengawasan).

Sementara itu, Harold Koontz dan Cyril O’ Donnel mengemukakan 5 (lima) Fungsi Manajemen, meliputi :

(1) planning (perencanaan);

(2) organizing (pengorganisasian);

(3) staffing (penentuan staf);

(4) directing (pengarahan); dan

(5) controlling (pengawasan).

Selanjutnya, L. Gullick mengemukakan 7 (tujuh) Fungsi Manajemen, yaitu :

(1) planning (perencanaan);

(2) organizing (pengorganisasian);

(3) staffing (penentuan staf);

(4) directing (pengarahan);

(5) coordinating (pengkoordinasian);

(6) reporting (pelaporan); dan

(7) budgeting (penganggaran).

Untuk memahami lebih jauh tentang Fungsi-Fungsi Manajemen pendidikan, di bawah akan dipaparkan tentang Fungsi-Fungsi Manajemen pendidikan dalam perspektif persekolahan, dengan merujuk kepada anutan G.R. Terry, meliputi: (1) perencanaan (planning); (2) pengorganisasian (organizing); (3) pelaksanaan (actuating) dan (4) pengawasan (controlling).

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan tidak lain merupakan aktivitas untuk memutuskan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa: planning may be defined as the proses by which manager set objective, asses the future, and develop course of action designed to accomplish these objective. Sedangkan T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa :

“ Perencanaan (planning) ialah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam Fungsi ini.”

Arti penting perencanaan terutama ialah memperlihatkan kejelasan arah bagi setiap kegiatan, sehingga setiap aktivitas sanggup diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin. T. Hani Handoko mengemukakan sembilan manfaat perencanaan bahwa perencanaan: (a) membantu Manajemen untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan lingkungan; (b) membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama; (c) memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran; (d) membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat; (e) memperlihatkan cara sumbangan perintah untuk beroperasi; (f) memudahkan dalam melaksanakan koordinasi di antara banyak sekali cuilan organisasi; (g) menciptakan tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih gampang dipahami; (h) meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan (i) menghemat waktu, perjuangan dan dana.

Indriyo Gito Sudarmo dan Agus Mulyono (1996) mengemukakan langkah-langkah pokok dalam perencanaan, yaitu :

1.    Penentuan tujuan dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut: (a) memakai kata-kata yang sederhana, (b) mempunyai sifat fleksibel, (c) mempunyai sifat stabilitas, (d) ada dalam perimbangan sumber daya, dan (e) meliputi semua tindakan yang diperlukan.

2.    Pendefinisian adonan situasi secara baik, yang meliputi unsur sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya modal.

3.    Merumuskan aktivitas yang akan dilaksanakan secara terang dan tegas.

Hal senada dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko (1995) bahwa terdapat empat tahap dalam perencanaan, yaitu : (a) memutuskan tujuan atau serangkaian tujuan; (b) merumuskan keadaan dikala ini; (c) mengidentifikasi segala fasilitas dan hambatan; (d) menyebarkan planning atau serangkaian aktivitas untuk pencapaian tujuan.

Pada cuilan lain, Indriyo Gito Sudarmo dan Agus Mulyono (1996) mengemukakan bahwa atas dasar luasnya cakupan duduk kasus serta jangkauan yang terkandung dalam suatu perencanaan, maka perencanaan sanggup dibedakan dalam tiga bentuk, yaitu : (1) planning global yang merupakan penentuan tujuan secara menyeluruh dan jangka panjang, (2) planning strategis merupakan planning yang disusun guna memilih tujuan-tujuan aktivitas atau kiprah yang mempunyai arti strategis dan mempunyai dimensi jangka panjang, dan (3) planning operasional yang merupakan planning kegiatan-kegiatan yang berjangka pendek guna menopang pencapaian tujuan jangka panjang, baik dalam perencanaan global maupun perencanaan strategis.

Perencanaan strategik akhir-akhir ini menjadi sangat penting sejalan dengan perkembangan lingkungan yang sangat pesat dan sangat sulit diprediksikan, menyerupai perkembangan teknologi yang sangat pesat, pekerjaan manajerial yang semakin kompleks, dan percepatan perubahan lingkungan eksternal lainnya.

Pada cuilan lain, T. Hani Handoko memaparkan secara ringkas perihal langkah-langkah dalam penyusunan perencanaan strategik, sebagai berikut:

1.  Penentuan misi dan tujuan, yang meliputi pernyataan umum perihal misi, falsafah dan tujuan. Perumusan misi dan tujuan ini merupakan tanggung jawab kunci manajer puncak. Perumusan ini dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dibawakan manajer. Nilai-nilai ini sanggup meliputi masalah-masalah sosial dan etika, atau masalah-masalah umum menyerupai macam produk atau jasa yang akan diproduksi atau cara pengoperasian perusahaan.

2.  Pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan dan merupakan hasil analisis internal untuk mengidentifikasi tujuan dan seni manajemen sekarang, serta memerinci kuantitas dan kualitas sumber daya -sumber daya perusahaan yang tersedia. Profil perusahaan memperlihatkan kesuksesan perusahaan di masa kemudian dan kemampuannya untuk mendukung pelaksanaan aktivitas sebagai implementasi seni manajemen dalam pencapaian tujuan di masa yang akan datang.

3.  Analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasi cara-cara dan dalam apa perubahan-perubahan lingkungan sanggup menghipnotis organisasi. Disamping itu, perusahaan perlu mengidentifikasi lingkungan lebih khusus, menyerupai para penyedia, pasar organisasi, para pesaing, pasar tenaga kerja dan lembaga-lembaga keuangan, di mana kekuatan-kekuatan ini akan menghipnotis secara eksklusif operasi perusahaan.

Meski pendapat di atas lebih menggambarkan perencanaan strategik dalam konteks bisnis, namun secara esensial konsep perencanaan strategik ini sanggup diterapkan pula dalam konteks pendidikan, khususnya pada tingkat persekolahan, sebab memang pendidikan di Indonesia cukup umur ini sedang menghadapi banyak sekali tantangan internal maupun eksternal, sehingga membutuhkan perencanaan yang benar-benar sanggup menjamin sustanabilitas pendidikan itu sendiri.

2. Pengorganisasian (organizing)

Fungsi Manajemen berikutnya ialah pengorganisasian (organizing). George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa : “Pengorganisasian ialah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka sanggup bekerja sama secara efisien, dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu, dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu”.

Lousie E. Boone dan David L. Kurtz (1984) mengartikan pengorganisasian : “… as the act of planning and implementing organization structure. It is the process of arranging people and physical resources to carry out plans and acommplishment organizational obtective”. Dari kedua pendapat di atas, sanggup dipahami bahwa pengorganisasian intinya merupakan upaya untuk melengkapi rencana-rencana yang telah dibentuk dengan susunan organisasi pelaksananya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pengorganisasian ialah bahwa setiap aktivitas harus terang siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan apa targetnya.

Berkenaan dengan pengorganisasian ini, Hadari Nawawi (1992) mengemukakan beberapa asas dalam organisasi, diantaranya ialah : (a) organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan; (b) pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja; (c) organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab; (d) organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol; (e) organisasi harus mengandung kesatuan perintah; dan (f) organisasi harus fleksibel dan seimbang.

Ernest Dale menyerupai dikutip oleh T. Hani Handoko mengemukakan tiga langkah dalam proses pengorganisasian, yaitu : (a) pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi; (b) pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang logik sanggup dilaksanakan oleh satu orang; dan (c) pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

3. Pelaksanaan (actuating)

Dari seluruh rangkaian proses Manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan Fungsi Manajemen yang paling utama. Dalam Fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berafiliasi dengan aspek-aspek abnormal proses Manajemen, sedangkan Fungsi actuating justru lebih menekankan pada aktivitas yang berafiliasi eksklusif dengan orang-orang dalam organisasi

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan perjuangan menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh sebab para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk mengakibatkan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui banyak sekali pengarahan dan pemotivasian biar setiap karyawan sanggup melaksanakan aktivitas secara optimal sesuai dengan peran, kiprah dan tanggung jawabnya.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini ialah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu kalau : (1) merasa yakin akan bisa mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memperlihatkan manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau kiprah lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) kiprah tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) kekerabatan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

4. Pengawasan (controlling)

Pengawasan (controlling) merupakan Fungsi Manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua Fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai Fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memperlihatkan rumusan perihal pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “Pengawasan Manajemen adalah suatu perjuangan sistematik untuk memutuskan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan aktivitas konkret dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, memilih dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diharapkan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu aktivitas yang berusaha untuk mengendalikan biar pelaksanaan sanggup berjalan sesuai dengan planning dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diharapkan untuk mengatasinya.

Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan mempunyai lima tahapan, yaitu : (a) penetapan standar pelaksanaan; (b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan; (c) pengukuran pelaksanaan aktivitas nyata; (d) pembandingan pelaksanaan aktivitas dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan (e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Fungsi-Fungsi Manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses Manajemen. Dengan demikian, proses Manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai Fungsi Manajemen.

Dalam perspektif persekolahan, biar tujuan pendidikan di sekolah sanggup tercapai secara efektif dan efisien, maka proses Manajemen pendidikan mempunyai peranan yang amat vital. Karena bagaimana pun sekolah merupakan suatu sistem yang di dalamnya melibatkan banyak sekali komponen dan sejumlah aktivitas yang perlu dikelola secara baik dan tertib. Sekolah tanpa didukung proses Manajemen yang baik, boleh jadi hanya akan menghasilkan kesemrawutan lajunya organisasi, yang pada gilirannya tujuan pendidikan pun tidak akan pernah tercapai secara semestinya.

Dengan demikian, setiap aktivitas pendidikan di sekolah harus mempunyai perencanaan yang terang dan realisitis, pengorganisasian yang efektif dan efisien, pengerahan dan pemotivasian seluruh personil sekolah untuk selalu sanggup meningkatkan kualitas kinerjanya, dan pengawasan secara berkelanjutan.