Cara Menghasilkan Mail Merge Dengan Data Di Excel

Jika Anda sering menggunakan surat masal pada Microsoft Word, maka mulai kini semestinya data mail merge-nya sanggup Anda buat dengan Microsoft Excel.


Keuntungan menggunakan File Excel selain mudah untuk menjadikannya juga mudah untuk mengeditnya kembali bila ada pergantian pada lain waktu.

Nah untuk menggunakan Mail merge dengan data di Excel, ikuti tindakan berikut:

Pertama:
Buatlah datanya yang mau digunakan untuk alamat surat di Excel menyerupai teladan berikut:

Lalu simpanlah data tersebut pada folder yang Anda tentukan, misalnya nama filnya Alamat di D:KKPI

Kedua:
Buatlah surat di Word yang mau berisi Nama, NIP dan Jabatan selaku tujuan dari surat/dokumen yang Anda buat.

Pada data yang mau diisi nama dan alamat surat, klik Mailings kemudian Start Mail Merge dan pilih Step by step Mail Merge Wizard.

Setelah keluar jendela Mail Merge tetapkan bahwa posisi yang aktif (What type of dokument are you working on) pada Letters, kemudian klik Next: Starting dokument

Lalu pada How do you want to set up your letters? Pada posisi Use the curent document, dan klik Next: Select recepients.

Pada Select recepients, aaktifkan pada Use an existing list dan pada Use an exixting list pilih Browse dan cari dan pilih file yang Anda buat dan sudah Anda simpan pada Excel.

Setelah file terpilih kemudian klik Open.

Setelah timbul kotak pembicaraan Select Table klik Ok.

Lalu akan timbul kotak pembicaraan Mail Merge Recepients dan klik Ok. Nah hingga disini Anda sudah menghubungkan Antara data pada Word dengan data di Excel.

Ketiga:
Untuk menimbulkan data pada surat yang sudah dibuat, maka letakkan kursor (pointer) pada posisi dinama Nama akan diletakkan, kemudian klik Insert Merge Field, jalankan hingga hingga pada Tempat.
Sehingga bila sudah simpulan akan timbul menyerupai gambar berikut:

Jika Anda ingin menyaksikan Nama, NIP dan Jabatan sesuai dengan datanya Anda sanggup mengaktifkan Preview Results.
 
Jika Anda ingin menyaksikan Nama, Alamat dan Tempat selanjutnya sanggup menekan Next Record, begitu pula Anda sanggup melakukan pencetakan pada setiap masing-masing nama, alamat dan wilayah yang berbeda-beda.

Selamat mencoba...

disini